財會[2023]309號 安徽省財政廳 安徽省檔案局關于印發(fā)《安徽省會計檔案整理要求及案卷格式》的通知

安徽省財政廳 安徽省檔案局關于印發(fā)《安徽省會計檔案整理要求及案卷格式》的通知

財會[2023]309號 2023-3-24

各市、縣(市、區(qū))財政局，檔案局，省直各單位：

　　為貫徹落實《會計檔案管理辦法》(財政部、國家檔案局令第79號)，規(guī)范我省會計檔案整理，統(tǒng)一會計檔案案卷格式，現(xiàn)將《安徽省會計檔案整理要求及案卷格式》印發(fā)給你們，請結合《會計檔案管理辦法》一并貫徹執(zhí)行。

　　《安徽省會計檔案整理要求及案卷格式》結合我省實際，對會計檔案整理、會計檔案移交、會計檔案鑒定、會計檔案銷毀、會計檔案案卷格式等做出了具體規(guī)定和要求，是我省檔案人員和會計人員管理會計檔案的操作指南。原《安徽省會計檔案管理辦法實施細則》(省財政廳、省檔案局財金字[1999]691號文件)同時廢止。

安徽省財政廳 安徽省檔案局

2023年3月24日

安徽省會計檔案整理要求及案卷格式

　　一、基本概念

　　(一)會計檔案

　　國家機關、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

　　(二)會計資料歸檔

　　單位會計管理機構按照規(guī)定要求和標準規(guī)范，將有關會計資料通過整理立卷的工作過程。

　　(三)會計資料類別及范圍

　　應歸檔的會計資料分為以下四類：

　　1、會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

　　2、會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；

　　3、財務會計報告(財務報表和相關信息)，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；

　　企業(yè)財務報表至少應當包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權益(或股東權益)變動表以及附注。

　　行政事業(yè)單位的財務會計報告至少應當包括資產(chǎn)負債表、收入費用表、現(xiàn)金流量表、附注以及決算報告。

　　4、其他會計資料，包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊(格式見附件3)、會計檔案保管清冊(格式見附件4)、會計檔案銷毀清冊(格式見附件5)、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料(如：現(xiàn)金盤點表、支票盤點表、固定資產(chǎn)盤點表、財務印章保管登記表等)。

　　(四)應納入文書檔案管理的財務工作文件材料

　　1、財務管理制度、規(guī)定、辦法、總結；

　　2、財務管理工作計劃、報告、通知；

　　3、固定資產(chǎn)新增、報廢、調撥文件材料；

　　4、生產(chǎn)財務和成本核算文件材料；

　　5、資金管理、價格管理、會計管理文件材料；

　　6、企業(yè)稅務登記、交納、減免、返還等工作文件材料；

　　7、企業(yè)經(jīng)營盈虧情況報告、報表(含重要的、一般的)；

　　8、企業(yè)財務預、決算報告；

　　9、審計工作制度、總結；

　　10、審計意見、審計報告、專項審計通知、報告、批復、結論、調查與證明等文件材料；

　　11、審計工作方案、計劃、報告、紀要；

　　12、機關財務預算、年度和年度以上財務計劃。

　　(五)會計檔案保管期限

　　會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年(詳見附件1和附件2)。

　　二、會計檔案整理

　　(一)收集

　　單位會計管理機構應結合實際，制定完備的會計資料收集歸檔制度，每年定期將歸檔范圍內的會計資料收集齊全完整。

　　(二)分類

　　單位會計管理機構對年度內收集齊全的會計資料依次進行以下三個層次分類：

　　1、根據(jù)本單位具體財會業(yè)務設置情況，區(qū)分體系(如：行政、工會、基建等是互不交叉、獨立的會計核算單位)；

　　2、同一體系下，按類別分成四類即會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料；

　　3、同一類別下，按保管期限分類。同一保管期限下，依一定順序(如時間)排列組卷(件)，編流水號(以下簡稱“編號”)。

　　(三)檔號及歸檔章

　　1、檔號是以數(shù)字、字符形式賦予檔案實體用于體現(xiàn)檔案特征、固定檔案排列順序的一組代碼。編制檔號是會計檔案管理的核心內容，是會計資料轉化為會計檔案的重要標志。會計檔案的檔號結構為：

　　全宗號-檔案門類代碼·年度-體系代碼·類別代碼-保管期限-卷(件)號

　　如：“Z109-CK·2023-X·1-D30-001”

　　“全宗號”：檔案館給定的單位代碼，由一位屬類代碼和三位順序號(也可由4位順序號)組成，如“Z109”。

　　“檔案門類代碼”：是指本單位檔案分類方案設定的一級類目，如：文書、會計、科技、聲像等，這里統(tǒng)一采用“財會”漢語拼音字母首字“CK”標識，不用“會計”是為避免與“科技”的漢語拼音字母首字重復。

　　“年度”：文件材料形成年度，采用四位阿拉伯數(shù)字標識，如：“2023”。

　　“體系代碼”：依據(jù)單位財務設置情況，采用漢語拼音字母首字標識，如：“行政”、“工會”、“基建”分別用“X”、“G”、“J”標識。如果單位僅有一個體系，此項不標注。

　　“類別代碼”：采用阿拉伯數(shù)字標識，即“會計憑證”、“會計賬簿”、“財務會計報告”、“其他會計資料”分別用“1”、“2”、“3”、“4”標識。

　　“保管期限”：“永久”以代碼“Y”標識，“定期30年”、“定期10年”，分別用“D30”、“D10”標識。

　　“卷(件)號”：檔案的順序編號，采用三位阿拉伯數(shù)字，如：“001”。

　　2、歸檔章(格式見附件17)是檔號在紙質文件材料上的具體體現(xiàn)，新設計的“會計憑證封面”(格式見附件8)、“會計賬簿封面”(格式見附件9)都設置有檔號的相應內容，直接填寫即可。但在“財務會計報告”和“其他會計資料”整理立卷時，須自行制作歸檔章，在每卷(件)首頁上端空白位置加蓋。

　　歸檔章以及會計憑證封面、會計賬簿封面、會計憑證盒脊(格式見附件11)、會計檔案盒脊(格式見附件13)均設有“分類代碼”欄目，該欄目是專門用于標注“體系代碼”和“類別代碼”，兩個代碼之間用間隔點“·”隔開，如“X·1”。

　　(四)整理歸檔

　　運用計算機等電子設備生成的電子會計憑證、電子會計賬簿、電子財務會計報告等會計資料，如果不符合《會計檔案管理辦法》第八條規(guī)定，必須遵循“雙套制”原則，形成一套紙質資料。

　　1、會計憑證的整理歸檔。

　　(1)依據(jù)一定規(guī)則，按年分月將若干記賬憑證(附有原始憑證)、記賬憑證匯總表(格式見附件7)連同會計憑證封面封底裝訂成一冊(厚度一般不宜超過20mm)，即為一卷，數(shù)量多時，每月可裝訂多卷。

　　(2)會計憑證的組卷裝訂，應遵循有關規(guī)定和要求，如卷內憑證不得跨月、裝訂厚度要適當、去除金屬物、折疊整齊(原始憑證過大，折疊時不能影響裝訂和展開；原始憑證過小，要采用加邊、加襯方式保證其平整、勻稱)、左上角裝訂(單孔直角線裝，孔眼距左邊不超過20mm、距上邊不超過25mm)、三角封包裝訂線、加蓋騎縫章等。

　　(3)編號、規(guī)范填寫會計憑證封面、憑證盒正面(格式見附件10)和盒脊，裝盒，上架(會計憑證檔案通常應單獨集中擺放至專用的會計憑證柜中)。

　　2、會計賬簿的整理歸檔。

　　(1)會計賬簿一本為一卷(活頁式賬簿應去除賬夾和空白頁，編寫頁碼，裝訂成冊)，為每一卷加裝“會計賬簿封面”。

　　(2)按年度統(tǒng)一編寫檔號、填寫會計賬簿封面、備考表(格式見附件16)、會計檔案盒正面(格式見附件12)和盒脊。

　　(3)案卷排列順序依次為總賬、庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、明細賬等，最后裝盒上架。

　　3、財務會計報告的整理歸檔。

　　參照《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2023)，以件為單位，進行歸檔整理。

　　(1)每份財務會計報告均應裝訂成冊(包括會計報告編制說明、各類報表及附注)，一冊即為一卷(件)。

　　(2)按照不同保管期限分別排列、編號、編寫《會計檔案文件目錄》(簡稱“編目”)(格式見附件15)、裝盒。

　　(3)不同保管期限的文件材料應分別裝入不同的檔案盒內，嚴禁混裝。如保管期限為“定期10年”的月報、季報、半年報等，分別每月、每季、每半年裝訂成一件(卷)，并按月報、季報、半年報順序排列，每卷(件)都要編寫頁碼、編號、加蓋歸檔章、編目、填寫備考表和檔案盒正面和盒脊、裝盒；保管期限為“永久”的年度會計報告、部門決算、決算審核意見書、審計報告等，須另行編號編目，單獨裝盒。

　　4、其他會計資料的整理歸檔。

　　和財務會計報告的整理方法相同，即區(qū)分保管期限，根據(jù)事由和時間順序，將有關會計資料以件為單位進行分類、排列、裝訂、編頁、編號、加蓋檔號章、編目、填寫備考表和檔案盒正面和盒脊、裝盒。比如：保管期限為“定期10年”的銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等單獨編號、編目、裝盒；保管期限為“定期30年”的會計檔案移交清冊單獨編號、編目、裝盒；保管期限為“永久”的會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書等單獨編號、編目、裝盒。

　　5、會計資料歸檔后，應及時按年度編制《會計檔案案卷目錄》(格式見附件14)和《會計檔案文件目錄》，或者編制《會計檔案保管清冊》，二者可選編一種。

　　三、會計檔案移交

　　單位會計檔案應當由單位檔案管理機構實行集中統(tǒng)一管理。會計檔案移交是指單位會計管理機構將會計檔案送交單位檔案管理機構保管的過程。

　　(一)移交時間

　　1、當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經(jīng)單位檔案管理機構同意。

　　2、單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。

　　(二)移交程序

　　1、單位會計管理機構在辦理會計檔案移交前，應當編制《會計檔案移交清冊》；

　　2、單位會計管理機構應當將《會計檔案移交清冊》隨同待移交的會計檔案一并向單位檔案管理機構移交；

　　3、單位檔案管理機構接收時應認真核對，按照《會計檔案移交清冊》所列內容逐項交接，并檢查檔案質量，經(jīng)雙方確認無誤后，在《會計檔案移交清冊》上簽字、蓋章；

　　4、《會計檔案移交清冊》由會計管理機構和檔案管理機構各保留一份。

　　四、會計檔案鑒定

　　單位應當定期對保管期滿的會計檔案進行鑒定，并根據(jù)鑒定結果作出繼續(xù)保存或者銷毀的處置決定。

　　(一)鑒定周期

　　單位應當根據(jù)實際情況確定本單位會計檔案鑒定的周期、頻率。如果每年到期會計檔案數(shù)量不大，且?guī)旆靠臻g充足，可多年鑒定一次；如果每年到期會計檔案數(shù)量較大，且?guī)旆靠臻g有限，可隔年或者每年鑒定一次。

　　(二)鑒定組織

　　單位須成立由單位主管領導主任(組長)、檔案管理機構、會計管理機構、審計機構、紀檢監(jiān)察機構等部門負責人和有關專家、技術人員為成員的檔案鑒定委員會(小組)，組織并實施會計檔案鑒定工作。

　　(三)鑒定程序

　　1、由檔案管理機構牽頭，會同會計管理機構共同派員對到期會計檔案進行逐卷、逐份閱讀，根據(jù)每份文件的價值的作用，提出銷毀或繼續(xù)保存期限的初步鑒定結論(未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止)，報送單位檔案鑒定委員會(小組)。

　　2、單位檔案鑒定委員會(小組)對初步鑒定結論進行討論審定。對仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應當審定新的保管期限；對確無保存價值的會計檔案，審定銷毀。

　　3、形成正式鑒定意見書。鑒定意見書無固定格式，但至少應包括以下內容：

　　(1)被鑒定會計檔案所屬年度及保管期限、列入銷毀檔案的數(shù)量和主要內容、鑒定情況概括；

　　(2)銷毀或延長保管期限檔案的主要理由；

　　(3)編制或審定《會計檔案銷毀清冊》；

　　(4)列明單獨抽出立卷或轉存的會計檔案。

　　五、會計檔案銷毀

　　經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀；

　　(一)單位編制的《會計檔案銷毀清冊》應列明擬銷毀會計檔案的名稱、起止年度、檔號、卷內文件數(shù)、頁數(shù)、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

　　(二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經(jīng)辦人、會計檔案機構經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署單位。

　　(三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應當按照《會計檔案銷毀清冊》所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

　　電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統(tǒng)管理機構共同派員監(jiān)銷。

　　(四)會計檔案銷毀時，應采取安全的運輸方式，途中應有單位保衛(wèi)部門人員押運，如有未解密的會計檔案，應按照密級文件的運輸辦法辦理。會計檔案銷毀應在國家指定的銷毀地點或安全的場所采用國家認定的銷毀設備。監(jiān)銷人員應始終在現(xiàn)場監(jiān)督銷毀過程，直至被銷毀的會計檔案無法恢復時，方可離開。

　　六、電子會計資料的整理依據(jù)

　　電子會計資料的整理應符合紙質會計資料整理的基本要求，具體的整理方法請按照《會計檔案管理辦法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《數(shù)字檔案室建設指南》等有關規(guī)定執(zhí)行。

　　附件：

　　1.企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表

　　2.財政總預算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表

　　3.《會計檔案移交清冊》格式

　　4.《會計檔案保管清冊》格式

　　5.《會計檔案銷毀清冊》格式

　　6.《借閱檔案登記表》格式

　　7.《記賬憑證匯總表》格式

　　8.《會計憑證封面》格式

　　9.《會計賬簿封面》格式

　　10.《會計憑證盒》正面格式

　　11.《會計憑證盒》盒脊格式

　　12.《會計檔案盒》正面格式

　　13.《會計檔案盒》盒脊格式

　　14.《會計檔案案卷目錄》格式

　　15.《會計檔案文件目錄》格式

　　16.《卷內備考表》格式

　　17.《歸檔章》格式